Порядок проведения инвентаризации основных средств

Инвентаризация или опись имущества предприятия необходима для достоверности бухгалтерской отчетности. Если процедура проведена не по правилам или результаты оформлены с нарушениями на организацию и ее должностных лиц могут быть наложены штрафы в соответствии со ст. 120 НК и ст. 15.11 КоАП. Чтобы этого избежать, необходимо соблюдать последовательность всех этапов инвентаризации и учитывать особенности отражения ее итогов.

Порядок проведения

Опись имущества необходимо делать каждые 3 года, порядок проведения следует отразить в учетной политике согласно п. 4 ПБУ 1/2008. Там же прописывают график, сроки и перечень имущества, которое нужно проверять. Также ревизию организуют при смене материально ответственных лиц, пожаре, хищении, стихийном бедствии и других случаях. Их полный перечень приведен в Положении о бухгалтерском учете.

 Для подготовки к инвентаризации нужно выполнить следующие действия:

1. Создать комиссию, в ее состав включают минимум 2 человека, которые не должны быть материально ответственными. Утверждает структуру руководитель организации.
2. Оформить приказ. Его форму можно самостоятельно разработать или использовать типовой бланк. В документе указывают причину инвентаризации, состав комиссии, перечень проверяемого имущества и обязательств, дату и сроки проведения. Кроме руководителя приказ подписывают председатель и члены комиссии.
3. Получить от материально ответственных лиц расписку о том, что документы на имущество переданы в бухгалтерию или комиссии.
4. Проверить состояние инвентарных карточек, паспортов и прочих документов на основные средства. Если каких-либо актов не хватает или в них есть недочеты, нужно их оформить или скорректировать.

Во время инвентаризации сверяют фактическое наличие имущества с данными бухгалтерского учета, а также возможность их использования по назначению. Если в этот момент они находятся в другом месте, их учитывают до их временного выбытия, например, переданное на капитальный ремонт имущество или отправленный в длительный рейс автомобиль. Основные средства со списанной при вводе в эксплуатацию стоимостью сверяют так же, как и прочие. Материально ответственные лица должны присутствовать на ревизии и проверять состояние и сохранность имущества.

Транспортные средства и оборудование вносят в реестр индивидуально с указанием инвентарного заводского номера по техническому паспорту. Однотипное имущество с одинаковой стоимостью отражают по наименованиям с проставлением количества. Арендованные основные средства учитывают так же, как собственные, но по ним составляют отдельную опись.

Оформление результатов

Если итоги инвентаризации отражены неправильно, информация в бухгалтерской отчетности будет признана недостоверной. Поэтому важно соблюдать правила их оформления.

• После завершения процедуры заполняют инвентаризационную опись в трех экземплярах, подписывают документ члены комиссии и материально ответственные лица.
• Если в ходе ревизии обнаружены излишки или недостача, составляют сличительную ведомость в 2 экземплярах. Один передают в бухгалтерию, второй получает материально ответственное лицо.
• Окончательные сведения отражают в типовой ведомости ИНВ-26, утвержденной Постановлением Госкомстата. По итогам ревизии комиссия составляет протокол.
• Результаты инвентаризации утверждают приказом и вносят в бухгалтерскую отчетность того периода, когда процедура фактически завершена.

Не пригодные к дальнейшему использованию и не подлежащие восстановлению основные средства заносят в отдельный перечень. В нем указывают дату начала эксплуатации и причины, по которым объект можно списать. Основанием для снятия имущества с учета может быть физический износ, т.е ухудшение технического состояния, или моральный, когда производительность перестает соответствовать современным требованиям. В п. 4 ПБУ 6/01 перечислены условия для постановки на учет основного средства. Чтобы списать его, необходимо подтвердить, что хотя бы одно из условий перестало действовать.

Отражение в бухгалтерском и налоговом учете

Результаты инвентаризации необходимо не только оформить документально, но правильно отразить в отчетности. В зависимости от итогов ревизии нужно будет либо поставить имущество на учет, либо списать.

Оприходование излишков ОС

Если в ходе ревизии обнаружены неучтенные основные средства, их следует оприходовать на основании сличительных ведомостей. Цена при этом должна быть рыночная с учетом износа, расчет стоимости необходимо подтвердить документально. Бухгалтерские программы ставят учетную цену по умолчанию, если она отличается от рыночной, ее нужно изменить вручную.

В налоговом учете оприходованные излишки включают в доходы. Можно начислить амортизацию по основным средствам, но амортизационную премию менять нельзя. НДС на стоимость не начисляют. Отражают приход следующей проводкой:

Д 01- К 91 «Приняты к учету излишки ОС»

Списание недостачи

Недостающие основные средства отражают в описи ИНВ-1 и ведомости ИНВ-18. Материально ответственное лицо должно представить объяснение причин недостачи. Виновные возмещают убыток, который учитывают в доходах, а стоимость недостающего имущества отражают в расходах.

Если компенсировать ущерб некому, нужно оформить подтверждающий документ. Например, при хищении следует написать заявление в полицию и получить решение о приостановлении следствия из-за того, что не установлены виновные лица. НДС при недостаче не восстанавливают. Списание отражают несколькими проводками:

• Д 94 – К 01 (10, 41, 43)  — Списана стоимость недостачи;
• Д 73 – К 94  — Недостача отнесена на виновное лицо;
• Д 50 (51, 70) – К 73 —  Недостача взыскана с виновного;
• Д 91 – К 94 – Списана невозмещенная недостача.

Своевременное проведение и строгий учет результатов инвентаризации обеспечивают надежность и полноту бухгалтерской отчетности.