В ст. 11 ФЗ-402 от 06.12.11 г. сказано, что инвентаризация активов и пассивов компании – обязательная процедура. Их регулярная проверка отвечает интересам самого хозяйствующего субъекта. Эта процедура позволяет выявить безнадежные долги, своевременно сформировать по ним резервы, скорректировать работу с поставщиками и клиентами в целях повышения рентабельности бизнеса.
Как проводится инвентаризация бухгалтерских документов
В процессе ревизии специалисты уточняют, все ли активы и долги отражены в учетной программе предприятия. Согласно 402-ФЗ, эта процедура помогает решить две задачи: определить, какие долги контрагентов невозможно будет получить назад, чтобы списать их, и понять, по каким обязательствам самой компании перед третьими лицами истек период взыскания, чтобы включить соответствующие суммы в состав доходов фирмы.
Инвентаризация заключается в проверке правильности сумм, показанных в бухучете фирмы. Она делится на следующие смысловые блоки:
- Взаиморасчеты с трудовым коллективом – выявляется недоплата работникам и излишне перечисленная зарплата.
- Взаиморасчеты с сотрудниками-подотчетниками – ревизия целевого расходования средств, ранее выданных сотрудникам, проверка наличия долгов перед персоналом по командировочным.
- Взаиморасчеты с поставщиками и клиентами – составление актов сверок, подписываемых обеими сторонами, в которых отражается сумма задолженности, образовавшейся у одного контрагента в пользу второго.
- Взаиморасчеты с государственной казной – определение долгов и переплат компании по налогам и взносам.
- Иные расчеты – ревизия обязательств перед банками, иными финансовыми организациями.
Действующее законодательство оговаривает следующие случаи, когда проведение инвентаризации обязательно:
- составление ежегодной финансовой отчетности;
- смена главного бухгалтера предприятия;
- реорганизация фирмы;
- чрезвычайные обстоятельства (например, пожар в офисе или выявление фактов кражи, фальсификации документов сотрудниками).
В остальных случаях сроки проведения инвентаризации, ее процедура определяются генеральным директором компании и закрепляются в издаваемом им приказе.
Инвентаризация дебиторской задолженности
Дебиторская задолженность – сумма средств, не перечисленных клиентами за реализованные им товары (услуги) или не возвращенных подрядчиками авансов за работы (продукцию), которые компания так и получила.
«Дебиторка» собирается на следующих счетах бухучета:
- 62 – долги покупателей;
- 60 – излишние авансы поставщикам;
- 76 – неотданные долги прочих контрагентов;
- 73 – задолженность работников по полученным в компании займам;
- 68, 69 – суммы переплаты по налогам и сборам в бюджет.
Инвентаризация «дебиторки» – обязательное условие для ее списания. Закон гласит, что фирма признает ее безнадежной в следующих случаях:
- окончание периода исковой давности (равен трем годам, но прерывается, если клиент совершает действия, подтверждающие признание им долга);
- обнаружение фактов, свидетельствующих о невозможности взыскания средств (например, банкротство контрагента).
После инвентаризации «дебиторки» организация делит долги на две группы:
- Сомнительные – не погашенные вовремя, не обеспеченные залогом.
- Безнадежные – заведомо нереальные для возвращения.
По долгам первого типа формируются резервы согласно нормативам, закрепленным законодательно. Безнадежная задолженность списывается фирмой, т.е. включается в состав прочих расходов в том месяце, когда закончилась ревизия.
Инвентаризация кредиторской задолженности
Кредиторская задолженность – это сумма невыполненных финансовых обязательств самой организации перед третьими лицами. Она отражается на следующих счетах:
- 60 – неоплаченные товары (услуги) от поставщиков;
- 62 – невозвращенные авансы покупателям, которым не отгрузили товар (не оказали услуги);
- 76 – неисполненные обязательства перед прочими кредиторами;
- 70 – долги работникам по зарплате;
- 73 – долги персоналу по прочим расчетам;
- 71 – невыплаченные средства подотчетным лицам, предоставившим авансовые отчеты;
- 68 (69) – задолженность перед бюджетом по фискальным обязательствам.
В процессе инвентаризации выявляется просроченная «кредиторка», т.е. долги фирмы, по которым истек период исковой давности. Она включается в состав прочих доходов текущего периода. Для проведения ревизии бухгалтерия поднимает документы, опосредующие появление каждого обязательства, исследует причины, сроки, основания его возникновения.
Документальное оформление инвентаризации
Порядок проведения ревизии закреплен Методическими указаниями Минфина РФ №49 от 13.06.95 г. Из них следует, что перед инвентаризацией формируется комиссия, назначаемая приказом гендиректора. Она призвана следить за корректностью отражения дебиторской и кредиторской задолженности, правильностью оформления документов.
Для старта инвентаризации издается приказ руководителя компании. Фирма вправе подготовить его на унифицированном бланке ИНВ-22 или разработать собственный образец. Документ дает ответы на следующие вопросы:
- конкретные цели и задачи ревизоров;
- сроки инвентаризации;
- ее объем;
- состав комиссии.
Составленный приказ заверяется собственноручной подписью гендиректора и передается руководителю инвентаризационной комиссии.
Итоги проведенной проверки фиксируются в акте, заполняемом на бланке ИНВ-17 или создаваемом по форме, утвержденной организацией. Этот документ отвечает на вопрос: какая часть активов и обязательств, отраженных в учете, соответствует действительности.
Акт готовится как минимум в двух экземплярах, заполняемых на компьютере или от руки. В него включается следующая информация:
- название компании и ее структурного подразделения;
- номер и дата приказа руководителя предприятия о проведении инвентаризации;
- дата и номер акта;
- наименование счета бухгалтерского учета и его номер;
- сумма отраженной по нему задолженности;
- величина «дебиторки» и «кредиторки», подтвержденной документами и отраженной в учете ошибочно;
- собственноручные подписи членов комиссии и ее председателя.
Инвентаризация задолженности – процедура, к организации которой хозяйствующие субъекты часто подходят формально. Однако опыт демонстрирует ее практическую ценность: результаты ревизии помогают сформировать правильные резервы по сомнительным долгам, списать просроченные обязательства, проанализировать целесообразность сотрудничества с теми или иными контрагентами.
